Oft verwenden wir viel Zeit, um unsere Daten optisch ansprechender zu gestalten. Mit der Zeit sitzen die Mausbewegungen und wir wissen, wo wir klicken müssen. Excel bietet aber eine schnelle und einfache Option. Mit nur 1-2 Klicks können Daten direkt Formatiert werden. Diese Option lautet Autoformat. Diese Option ist mittlerweile ein wenig veraltet, da mit den intelligenten Tabellen und Zellformatvorlagen bereits neuere Tools zur Gestaltung und Formatierung von Daten zur Verfügung stehen.
Dennoch kann sie uns bei den Täglichen Arbeiten unterstützen und Zeit beim formatieren sparen.
In diesem Beitrag schauen wir an, wie es funktioniert und wo wir diese versteckte Option aktivieren können.
1. Autoformat anwenden
Haben wir die Daten eingetragen und möchten nun die Überschriften, das Total und weitere Angaben vom Rest unterscheiden, kann die Option Autoformat angewählt werden.
Durch das Anklicken öffnet sich das Auswahl Fenster der Formatvorlagen. Hier kann nach eigenem Geschmack eine Vorlage angewählt werden. Sobald diese mit OK aktiviert wird, passen sich die Daten der Vorlagen an.
Überschriften, erste Spalten und auch Totalangaben sind nun mit Farben und anderen Formatierungen angepasst. Passen die Farben nicht, so müssen diese wiederum Manuell über Schriftart angepasst werden. Die Vorlagen können leider nicht Standardmässig angepasst und individualisiert werden.
2. Optionen beim anwenden
Ein paar Anpassungen können jedoch vorgenommen werden. Ist das Auto-Formatierung Fenster geöffnet, kann über den Button Optionen diverse Formatierungen ein- resp. ausgeschaltet werden.
Zu beginn sind immer alle Kästchen angewählt. Diese können bei Bedarf jedoch aus geschaltet werden. Im folgenden werden die einzelnen Optionen erklärt:
- Zahl: Formatiert Zahlen in Mögliche Formate wie Währung, Zeit etc.
- Rahmen: Fügt Rahmenlinien ein, wie zum Beispiel vor einer Summe / Total
- Schriftart: Kann Daten Fett, Kursiv oder Unterstrichen anzeigen oder auch die Schriftfarbe ändern
- Muster: Fügt Zellenfüllungen ein, damit Zellen farblich markiert sind
- Ausrichtung: Richtet die Überschriften und andere Zellen mittig, rechts oder linksbündig aus.
- Breite/Höhe: Die Spaltenbreite und Zeilenhöhe werden automatisch dem Inhalt angepasst. Deaktiviert bleiben die Spalten und Zeilen in der Ursprungs Grösse.
Diese Optionen sind bei jeder neuen Formatierung wieder eingeschaltet und können manuell deaktiviert werden. Als Beispiel:
Man hat sich für ein Design entschieden, und ändert nun die Füllfarben der Zellen nach eigenen Vorstellungen. Das Design kann über das erneute anklicken von Autoformat geändert werden. Deaktiviert man nun aber das Kästchen Muster, werden die selbstgewählten Farben bestehen.
3. Entfernen des Autoformat
Die Daten können wieder in die ursprüngliche Form zurückgestellt werden, in dem man über Autoformat die Vorlege «Keine» anwählt. Nun werden alle angewendeten Änderungen zurückgestellt und die Daten sind wieder unformatiert.
4. Wo findet man Autoformat?
Die Funktion Autoformat ist in Excel zu beginn versteckt. Leider befindet sich diese Option nicht in der Registerkarte. Um Autoformat zu aktivieren, geht man folgendermassen vor.
- Öffne «Weitere Befehle…» über die Symbolleiste für den Schnellzugriff oder über die Registerkarte Datei à Optionen à Symbolleiste für den Schnellzugriff.
- Unter «Befehle auswählen» die Option «Nicht im Menüband enthaltene Befehle» oder «Alle Befehle» auswählen.
- Nach unten Scrollen bis Autoformat erscheint.
- Diese über Hinzufügen in die Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen
- Mit Ok die Änderung aktivieren.
Nun ist in der Symbolleiste für den Schnellzugriff das Tabellenicon mit dem Blitz oben links. Sobald man Daten anwählt und dieses Icon anwählt, öffnet sich das Auto-Formatierung Fenster.
Werde selbst zu einem „fuux“ und probiere die Funktion Autoformat selbst mal aus, um zu sehen, ob es dir bei deiner täglichen Arbeit hilft.