Index in Excel
Willkommen zurück bei fuux, Excel-Meister und Daten-Akrobaten! Heute wollen wir uns mit einer weiteren leistungsstarken Funktion befassen: Die Funktion in Excel. Diese Funktion ist der Schlüssel zur Flexibilität und Effizienz beim Arbeiten mit deinen Tabellen. Lass uns eintauchen und herausfinden, was die Index-Funktion zu bieten hat!
Was ist die Index Funktion?
Bevor wir uns in die Details vertiefen, lasst uns einen Blick darauf werfen, was die Index-Funktion eigentlich ist. Kurz gesagt, ermöglicht dir die Index-Funktion, einen Wert aus einer Tabelle basierend auf seiner Position in einer Zeile und Spalte zurückzugeben. Ein Unterschied zum SVERWEIS besteht hier, das die genaue Zeilen & Spaltenpositionierung angegeben werden muss. Klingt kompliziert? Keine Sorge, ich werde es dir Schritt für Schritt erklären.
Wie funktioniert die Index Funktion
Stellen wir uns vor, du hast eine Tabelle verschiedenen Angaben wie Vor- und Nachname, Geburtsdatum und einer Nummerierung:
Beachte, das im Beispiel die Zeilen und Spaltennummerierung nur als Basis und Hilfe dienen. In einer alltäglichen Tabelle sind diese nicht Nummeriert dargestellt.
Nun möchtest du aus dieser Tabelle einen bestimmten Wert zurückgeben.
Du siehst nun gut, wie die Index Funktion anhand deiner Eingabe den Wert findet und zurückgibt. Zu aller erst musst du deine Matrix definieren. Dies ist wiederum der Bereich, in dem sich der Wert befindet. Danach gibst du die Zeilenposition, gefolgt von der Spaltenposition an.
Nun siehst du, wieso im Beispiel die Zeilen und Spalten Anzahl neben der Tabelle als Hilfestellung stehen. So müssen diese nicht separat gezählt werden.
Ein wichtiger Hinweis zur Matrix:
- Wie oben Beschrieben definiert die Matrix, wie viele Zeilen, resp. Spalten gezählt werden müssen, sollen. Im Beispiel ist die Zeile mit den Überschriften ebenfalls in die Matrix mit eingebunden, aus diesem Grund ist dies die erste Zeile. Startest du die Matrix unterhalb der Überschriften Zeile, so wäre die erste Zeile die mit den Werten Anna Ackermann.
Es ist also nicht zwingend, dass die komplette Tabelle in die Matrix mit eingebunden wird. Auch ein unterschied zum S- oder WVERWEIS ist, dass die Matrix nicht zwangsläufig die Spalte mit dem Suchkriterium beinhaltet, da dieser auch in der Funktion nicht angegeben werden muss.
Hast du zwischenzeitlich die Funktion selbst ausprobiert? Ist dir aufgefallen, das die Index Funktion zwei Möglichkeiten bietet?
Der Unterschied, der als erstes ins Auge springt ist, das eine der Möglichkeiten grösser, resp. mehr Angaben beinhaltet.
Im Grunde funktioniert die Funktion Index in beiden Fällen gleich. Der zweite Teil nach „Bezug“ sind immer noch die Position der „Zeile“ und der „Spalte“. Jedoch muss noch ein Bereich angegeben werden.
Sehen wir uns das genauer an.
Wenn du nun 1 und 1 Zusammenzählst, kannst du dir denken, was der Bezug und der Bereich in der Funktion zu tun haben.
Die Funktion INDEX mit einem Bezug brauchst du dann, wenn du mehrere Bereiche oder Tabellen hast. Da diese nicht direkt aneinander sind, braucht es in der Syntax den „Bereich“.
Vorgehen mit Bezügen
Als erstes deklarierst du alle Bereiche, aus denen du Daten ziehen möchtest.
Im Beispiel sind das die Bereiche C8:G13 | J8:N13 | C16:G21 | J16:N21.
Getrennt werden diese Bereiche jeweils mit einem ;. Was du verstehen musst, ist die Reihenfolge, in der du die Bereiche angibst. Im Bild ist die erste Tabelle | Bereich die oben Links. Die zweite Tabelle | Bereich ist rechts daneben. Du kannst die Reihenfolge aber beliebig auswählen.
Wenn du mit mehreren Tabellen der Bereichen arbeitest, müssen diese Bereiche innerhalb der Index-Funktion in einer eigenständigen Klammer stehen.
Die nächsten beiden Schritte sind gleich. Gib den Zeilen und Spaltenindex an, in dem sich der Wert befindet. Das ist die selbe Vorgehensweise, wie bei einer einzelnen Tabelle oder Bereich.
Der letzte Schritt in dieser Funktionsweise ist anschliessend der Bereich. Hierfür ist die Reihenfolge, welche du mit den Bezügen angegeben hast, entscheidend. Im Beispiel ist es der Bereich 4. In der Funktion ist es der vierte Zeil des Bezuges. (J16:N21)
Beide Varianten bieten dir die Möglichkeit, Werte aus einer Tabelle oder einem Bereich zu finden. Wenn du mit mehreren Bereichen arbeitest, hast du den Vorteil, mehrere Tabellen in einer Funktion zu suchen und zu finden. Pass jedoch auf, das die Bereiche nicht zu Gross werden, da sonst die Übersicht nicht mehr gewährleistet ist.
Auch die Bereiche müssten nicht alle gleich Gross (Spalten- & Zeilenanzahl) sein.
Bonus Tipp
Wie wir gesehen haben, ist diese Funktion Index also bestens geeignet, um Daten in einer Tabelle oder einem Bereich zu finden. Wenn es dir aber gleich geht wie mir, dann wird dich Stören, das du die Zeilen und Spalten zählen musst. Natürlich, bei 10 Zeilen und 5 Spalten ist das einfach und auf einen Blick ersichtlich. Aber sind wir ehrlich, in der Realität trifft das so gut wie nie zu. Im Geschäftlichen Bereich sind die Tabellen meistens mit mehreren hundert oder sogar Tausenden von Zeilen ausgestattet. Somit brauchst du schon nur für einen Wert mehrere Minuten. Brauchst du nun hunderte von Werten, so bist du einen Tag beschäftigt.
Zum Glück gibt es eine einfache Lösung. Die Funktion VERGLEICH gibt dir Abhilfe.
Die Funktion VERGLEICH macht alleine nicht sonderlich viel Sinn, resp. man braucht diese Funktion als einzelne nicht sehr oft. Du hast damit eine Möglichkeit, einen Wert zu suchen. Zurück gibt dir die Funktion jedoch keinen Wert an sich, sondern den Spalten- oder Zeilenindex. Das ist doch genau das, was wir bei der Index Funktion brauchen.
Sehen wir uns das an:
Wenn wir wie oben in den Beispielen keine VERGLEICHS Funktion mit einbauen, dann geben wir als Zeilen und Spalten den jeweiligen Standort an (Zeile 17 und Spalte 3)
Du kannst jetzt aber in der Syntax die Zeilen und Spaltenposition durch VERGLEICH ersetzten.
Das Vorgehen dabei ist das selbe, wie mit der Index-Funktion. Gib den gesuchten Wert in der jeweiligen Spalte oder Zeile an. Danach den Bereich, in dem sich der Wert befindet. Das kann die erste Spalte sein oder aber auch eine andere. Bei den Spalten ist es Logisch, das man die Überschriften nimmt.
Die Funktion VERGLEICH macht nun nicht anderes als die Zeilen- oder Spaltenposition zu suchen und anschliessend die Position zurück zugeben. also Zeile 17 und Spalte 3.
Die Funktion VERGLEICH übernimmt für dich somit die Arbeit, die Zeilen und Spalten zu zählen.
Das Resultat siehst du nun unten. Nebst dem das du nun die Matrix der Index-Funktion hast, hast du mit der Vergleich-Funktion weitere zwei kleine Matrizen erstellt.
Was du beachten musst:
Die beiden VERGLEICH -Funktionen müssen die Spalten und Zeilen Grösse abdecken. Wie im Beispiel ersichtlich muss zum Beispiel in der Spalte 1, in der die Nummer ersichtlich ist, auch die Überschrift „Nummer“ mit einbezogen werden. Wenn du dies nicht machst, bekommt der gesuchte Wert (16) nicht die Position 17, wie es sein sollte.
Auch die Überschriften müssen komplett einbezogen werden. Ab der ersten bis zur Letzen. Fange also genau dort an, wo auch deine Matrix der Index-Funktion (C7:G27) anfängt.
Fazit
In diesem Blog-Beitrag haben wir einen detaillierten Einblick in die vielseitige INDEX-Funktion in Excel erhalten, die eine unverzichtbare Rolle in der Datenanalyse und -manipulation spielt. Wir haben gelernt, wie die INDEX-Funktion in zwei Varianten verwendet werden kann: zum einen mit einer Matrix und zum anderen mit mehreren Bereichen.
Die Verwendung der INDEX-Funktion mit einer Matrix ermöglicht es uns, gezielt auf einzelne Zellen in einem Datenbereich zuzugreifen und somit flexibel Daten auszuwählen und zu referenzieren. Diese Variante eignet sich besonders gut für die Analyse von Daten in einer einzelnen Tabelle oder einem fest definierten Bereich.
Die Nutzung der INDEX-Funktion mit mehreren Bereichen erweitert unsere Möglichkeiten, indem wir Daten aus verschiedenen Tabellen oder Bereichen in einer einzigen Formel kombinieren können. Dadurch können wir komplexe Analysen durchführen und Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen, ohne aufwändige manuelle Schritte durchführen zu müssen.
In beiden Fällen bietet die INDEX-Funktion eine leistungsstarke Methode, um effizient auf Daten zuzugreifen und diese zu manipulieren. Durch das Verständnis dieser Funktion können Excel-Benutzer ihre Arbeitsabläufe optimieren und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage ihrer Daten treffen.
Ob für einfache Datenreferenzierung oder komplexe Analysen, die INDEX-Funktion ist ein unverzichtbares Werkzeug für jeden, der mit Excel arbeitet. Durch die beherrschte Anwendung dieser Funktion können wir unsere Produktivität steigern und unsere Fähigkeiten in der Datenverarbeitung auf ein neues Level heben.
